Per diem для далекобійників: пояснення людською мовою

Команда RamGrows Financial · 6 хв читання

Per diem (добові), мабуть, найбільш неправильно зрозуміле відрахування у вантажоперевезеннях. Водії чують про нього на стоянці, половина деталей губиться десь між вантажівками, і люди або заявляють його неправильно, або залишають реальні гроші на столі. Ось повна картина, простою мовою.

Що таке per diem насправді

Коли робота відвозить вас від дому настільки далеко, що вам потрібен сон чи відпочинок перед поверненням, IRS (Податкова служба США) дозволяє відняти вартість харчування та дрібних супутніх витрат у дорозі. Зробити це можна двома способами. Можна зберігати кожен чек за їжу і відраховувати фактичні витрати, або використати per diem: фіксовану денну суму, яка замінює всі ті чеки.

Для працівників транспортної галузі існує спеціальна версія. Замість того, щоб шукати окрему ставку для кожного міста, де ви ночуєте, IRS публікує одну фіксовану денну ставку для людей у транспортній галузі. Число змінюється, зазвичай щоосені, тож не довіряйте цифрі, яку ви чули два роки тому. Перевірте поточну ставку або запитайте когось, хто за нею стежить.

Одна річ, якої per diem не покриває для водія, що заявляє його в такий спосіб: проживання. Якщо ви платите за мотель, збережіть чек і відрахуйте його окремо як фактичну витрату.

Правило 80 відсотків

Ось де далекобійники отримують справді кращі умови, ніж усі інші. Більшість самозайнятих людей можуть відрахувати лише половину витрат на харчування. Але якщо на вас поширюються правила про години роботи DOT (Department of Transportation, Міністерство транспорту США), закон дозволяє відраховувати 80 відсотків ваших сум на харчування та per diem.

Ця різниця не дрібниця. За рік із двома сотнями ночей у дорозі перехід від половини до 80 відсотків денної ставки перетворюється на серйозні гроші. Правило існує тому, що в далекобійників немає реального вибору, окрім як харчуватися в дорозі, і закон це визнає.

Хто може заявити, а хто ні

Саме тут живе більшість плутанини, тож читайте цю частину повільно.

• Власники-оператори. Якщо ви подаєте Schedule C (додаток до декларації для доходів від самозайнятості), ви заявляєте per diem напряму у власній декларації. Це найпростіший випадок.
• Наймані водії на W-2 (форма про зарплату найманого працівника), чий перевізник платить per diem. Деякі перевізники розділяють вашу оплату на зарплату плюс частину per diem, яка не оподатковується. Ця схема відбувається на боці роботодавця. Ви нічого додатково не заявляєте, і варто знати, що неоподаткована частина також не зараховується до таких речей, як заробіток для Social Security чи заявки на кредит, які дивляться на оподатковуваний дохід.
• Наймані водії на W-2, чий перевізник не платить per diem. За чинним федеральним законом наймані працівники загалом не можуть відраховувати некомпенсовані робочі витрати у власних федеральних деклараціях. Це змінилося кілька років тому, і це боляче, бо означає, що водій на W-2 без плану per diem від роботодавця зазвичай не отримує нічого за харчування у федеральній декларації. Деякі штати щедріші на рівні штату, і про це варто запитати.

Якщо ви не впевнені, до якої категорії належите, подивіться на свої розрахункові відомості та W-2 або принесіть їх тому, хто читає ці документи щодня. Відповідь зазвичай очевидна протягом хвилини. І якщо ви зважуєте перехід між найманим водінням і лізингом власника-оператора, податковий режим є частиною розрахунку. Ми написали про те, що насправді означають документи 1099 проти W-2, саме з цієї причини.

Ваш податковий дім вирішує все

Per diem існує для поїздок далеко від вашого податкового дому. Це поняття має конкретне значення: приблизно, місце, де базуються ваша робота і ваше життя, дім, куди ви повертаєтеся і за який платите.

Більшість водіїв мають його і ніколи про це не думають. Але водій, який відмовляється від квартири, живе у вантажівці постійно і ночує в родичів між рейсами, може в очах IRS опинитися взагалі без податкового дому. Немає податкового дому означає, що ви ніколи не буваєте далеко від дому, а ніколи не бути далеко від дому означає жодного per diem, ніколи. Якщо ваша життєва ситуація дрейфує в цей бік, отримайте пораду до податкового сезону, а не після.

Місцеві та регіональні водії, які щоночі сплять у власному ліжку, також не отримують per diem за ті дні. Відрахування прив'язане до ночей або обов'язкових періодів відпочинку, проведених далеко від дому.

Неповні дні

День виїзду та день повернення є днями в дорозі, але не повними. Поширений метод дозволяє три чверті денної ставки за кожен із цих днів. За рік щотижневих рейсів дні виїзду та повернення складаються в помітну суму, тож рахуйте їх як слід, а не округлюйте в нікуди.

Який вигляд мають докази

Краса per diem у тому, що чеки за їжу вам не потрібні. Що вам абсолютно потрібно, так це докази самих ночей.

• Ваш бортовий журнал або записи ELD (електронний пристрій реєстрації), які показують, де ви були і коли перебували на відпочинку далеко від дому.
• Розрахункові відомості та маршрутні листи, що прив'язують дати до вантажів.
• Простий календар, де ви позначаєте повні дні в дорозі та неповні дні. Десять секунд на день, і на момент подання декларації підрахунок уже готовий.

Під час аудиту перевіряючий хоче бачити кількість днів, підтверджену записами, а не пам'яттю. Дані ELD роблять це простішим, ніж будь-коли, але лише якщо ви все ще можете їх дістати, коли потрібно, тож зберігайте копії у власних файлах замість того, щоб довіряти системі зберігати їх вічно.

Кілька речей, що йдуть поруч із цією темою

Якщо ви власник-оператор, per diem лише один рядок у більшій картині. Платежі за вантажівку, ремонти, шини, страхування, платні дороги та збори за зважування також належать до Schedule C. Якщо ваша фура має оподатковувану повну масу 55,000 фунтів або більше, у вашому річному календарі також є Form 2290, декларація податку на використання важких транспортних засобів на шосе. І оскільки ніхто не утримує податки з ваших розрахунків, вам майже напевно потрібно надсилати гроші IRS чотири рази на рік. Наш простий гід про квартальні авансові податки проведе вас через це.

Ця стаття є загальною інформацією про те, як працює per diem, а не персональною податковою порадою для вашої конкретної ситуації.

RamGrows Financial у Брайтон-Біч працює з водіями щодня, сімома мовами, і питання per diem тут хліб насущний. Телефонуйте (201) 253-7771 або заходьте за адресою 509 Brighton Beach Ave, Suite 1, із бортовими журналами та розрахунковими відомостями, і ми з'ясуємо, що саме ви можете заявити.