El per diem para camioneros, explicado con palabras sencillas

Equipo de RamGrows Financial · 6 min de lectura

El per diem (la asignación diaria por comidas en la carretera) puede ser la deducción más malentendida del mundo del camión. Los conductores oyen hablar de ella en el patio, la mitad de los detalles se pierden entre camión y camión, y la gente termina reclamándola mal o dejando dinero de verdad sobre la mesa. Aquí está el tema completo, en palabras sencillas.

Qué es realmente el per diem

Cuando su trabajo lo lleva tan lejos de casa que necesita dormir o descansar antes de volver, el IRS (la agencia federal de impuestos) le permite deducir el costo de las comidas y de los pequeños gastos imprevistos del camino. Tiene dos maneras de hacerlo. Puede guardar cada recibo de comida y deducir los costos reales, o puede usar el per diem: una asignación diaria fija que reemplaza todos esos recibos.

Para los trabajadores del transporte existe una versión especial. En lugar de buscar una asignación distinta para cada ciudad donde duerme, el IRS publica una sola tarifa diaria fija para las personas de la industria del transporte. El número cambia, normalmente cada otoño, así que no confíe en una cifra que escuchó hace dos años. Consulte la tarifa vigente o pregúntele a alguien que la siga de cerca.

Una cosa que el per diem no cubre para un conductor que lo reclama de esta forma: el alojamiento. Si paga un motel, guarde el recibo y dedúzcalo aparte como gasto real.

La regla del 80 por ciento

Aquí es donde los camioneros consiguen un trato genuinamente mejor que el de todos los demás. La mayoría de las personas que trabajan por cuenta propia solo pueden deducir la mitad de sus gastos de comida. Pero si usted está sujeto a las reglas de horas de servicio del Departamento de Transporte (DOT), la ley le permite deducir el 80 por ciento de sus montos de comida y per diem.

Esa diferencia no es pequeña. En un año con doscientas noches en la carretera, pasar de la mitad al 80 por ciento de la tarifa diaria se convierte en dinero serio. La regla existe porque los conductores de larga distancia no tienen más remedio que comer en el camino, y la ley lo reconoce.

Quién puede reclamarlo y quién no

Aquí vive la mayor parte de la confusión, así que lea esta parte despacio.

• Dueños operadores. Si usted presenta un Schedule C (el anexo donde se reporta un negocio propio), reclama el per diem directamente en su propia declaración. Este es el caso limpio.
• Conductores de compañía con W-2 cuya empresa paga per diem. Algunas empresas dividen su pago en salario más una porción de per diem que no paga impuestos. Ese arreglo ocurre del lado del empleador. Usted no reclama nada adicional, y debe saber que la porción sin impuestos tampoco cuenta para cosas como las ganancias del Seguro Social o las solicitudes de préstamo que miran el ingreso gravable.
• Conductores de compañía con W-2 cuya empresa no paga per diem. Bajo la ley federal actual, los empleados en general no pueden deducir gastos de trabajo no reembolsados en su propia declaración federal. Esto cambió hace años y duele, porque significa que un conductor con W-2 sin plan de per diem del empleador normalmente no recibe nada por comidas en la declaración federal. Algunos estados son más generosos del lado estatal, y vale la pena preguntarlo.

Si no está seguro de en cuál grupo cae, mire sus estados de liquidación y su W-2, o tráigalos a alguien que lee estos documentos a diario. La respuesta suele ser obvia en un minuto. Y si está pensando en cambiar entre manejar para una compañía y un arrendamiento de dueño operador, el trato de impuestos es parte del cálculo. Escribimos sobre qué significa realmente el papeleo de un 1099 frente a un W-2 exactamente por esta razón.

Su hogar fiscal lo decide todo

El per diem existe para viajes lejos de su hogar fiscal. Esa frase tiene un significado específico: a grandes rasgos, el lugar donde se basan su trabajo y su vida, la casa a la que regresa y que paga por mantener.

La mayoría de los conductores tienen uno y nunca piensan en el tema. Pero un conductor que deja el apartamento, vive en el camión a tiempo completo y se queda con parientes entre viajes puede terminar sin ningún hogar fiscal a los ojos del IRS. Sin hogar fiscal, usted nunca está lejos de casa, y no estar nunca lejos de casa significa que no hay per diem, nunca. Si su situación de vivienda va en esa dirección, busque asesoría antes de la temporada de impuestos, no después.

Los conductores locales y regionales que duermen en su propia cama cada noche tampoco reciben per diem por esos días. La deducción está atada a las noches, o a los períodos de descanso obligatorios, que pasa fuera de casa.

Días parciales

El día que sale y el día que regresa son días de viaje, pero no completos. El método común permite tres cuartas partes de la tarifa diaria por cada uno de esos días. En un año de viajes semanales, esos días de salida y de regreso suman una pila considerable, así que cuéntelos como es debido en lugar de redondearlos a cero.

Cómo se ve la prueba

La belleza del per diem es que no necesita recibos de comida. Lo que sí necesita, sin falta, es prueba de las noches mismas.

• Su libro de registro o sus datos del ELD, que muestran dónde estaba y cuándo estaba en descansos lejos de casa.
• Estados de liquidación y hojas de viaje que conecten fechas con cargas.
• Un calendario simple donde marque los días completos fuera y los días parciales. Diez segundos al día, y en la temporada de impuestos la cuenta ya está hecha.

En una auditoría, el examinador quiere ver el conteo de días respaldado por registros, no por la memoria. Los datos del ELD hacen esto más fácil que nunca, pero solo si todavía puede sacarlos cuando los necesite, así que guarde copias en sus propios archivos en lugar de confiar en que el sistema los conserve para siempre.

Algunas cosas que acompañan este tema

Si usted es dueño operador, el per diem es una línea dentro de un cuadro más grande. Los pagos del camión, las reparaciones, las llantas, el seguro, los peajes y las cuotas de báscula también van en el Schedule C. Si su camión tiene un peso bruto gravable de 55,000 libras o más, también tiene en su calendario anual el formulario 2290, la declaración del impuesto por uso de vehículos pesados en carretera. Y como nadie retiene impuestos de sus liquidaciones, es casi seguro que necesita enviarle dinero al IRS cuatro veces al año. Nuestra guía en palabras sencillas sobre los impuestos estimados trimestrales lo explica paso a paso.

Este artículo es información general sobre cómo funciona el per diem, no es asesoría personal de impuestos para su situación específica.

En RamGrows Financial, en Brighton Beach, trabajamos con conductores todos los días, en siete idiomas, y las preguntas de per diem son el pan de cada día. Llame al (201) 253-7771 o pase por 509 Brighton Beach Ave, Suite 1, con sus libros de registro y sus liquidaciones, y le aclaramos exactamente qué puede reclamar.