Журнал пробігу, що витримає аудит

Команда RamGrows Financial · 6 хв читання

Запитайте будь-кого, хто пройшов через перевірку декларації водія з боку IRS (Податкової служби США): відрахування за пробіг є першим місцем, куди дивиться інспектор. Зазвичай це найбільше число в Schedule C (додатку до декларації для доходів від самозайнятості), його найчастіше заявляють з пам'яті, і воно розсипається найшвидше, коли записи слабкі. Хороша новина: журнал пробігу, який витримує перевірку, потребує лише кількох хвилин на тиждень. Ось що він має містити і які звички роблять його надійним.

Чому пробіг варто захищати

У вас є два способи відрахувати витрати на автомобіль. Метод стандартної ставки множить ваші бізнес-милі на ставку, яку IRS встановлює щороку (ставка змінюється щорічно, тож перевіряйте актуальну). Метод фактичних витрат натомість відраховує бізнес-частку пального, страхування, ремонтів та амортизації.

Одне правило, яке варто знати одразу: якщо ви хочете мати можливість застосовувати стандартну ставку за милю для автомобіля, зазвичай її потрібно обрати в перший рік, коли ви використовуєте це авто для бізнесу. Почніть із фактичних витрат у перший рік, і стандартна ставка для цього авто буде для вас закрита надалі. Який метод виграє, залежить від вашої ситуації, але обидва тримаються на одному фундаменті: доведенні того, скільки з ваших миль були бізнес-милями.

Що IRS насправді хоче бачити

Стандартом є запис, зроблений одночасно з подією, тобто записаний у момент поїздки або невдовзі після неї, а не відновлений у паніці пізніше. Для кожної бізнес-поїздки чи робочого дня ваш журнал має фіксувати чотири речі.

1. Дату.
2. Куди ви їздили, навіть приблизно: працював у Мангеттені та Брукліні, поїздки до аеропорту, доставки у Квінсі.
3. Бізнес-мету, яка для працюючого водія зазвичай очевидна, але її все одно варто записати.
4. Милі.

Крім щоденних записів, вам потрібна рамка навколо картини: покази одометра на початку та наприкінці року. Фотографуйте приладову панель щороку 1 січня. Це займає п'ять секунд і фіксує ваш загальний річний пробіг, число, з яким порівнюються всі інші числа.

Підсумку із застосунку недостатньо

Водії райдшерингу та доставки часто вважають, що платформа відстежує це за них. Придивіться уважніше. Залежно від платформи та року, число миль у вашому річному звіті може враховувати лише милі, проїхані під час поїздок, або поїздки плюс дорогу до пасажира. Милі між висадками, повернення до жвавіших районів, кружляння з увімкненим застосунком в очікуванні замовлення часто туди не потрапляють. Це теж бізнес-милі, і за рік вони варті реальних грошей.

Конкретний приклад: торік ви проїхали на авто 30,000 миль, і приблизно половина була робочими милями. Якщо звіт застосунку показує 11,000 і ви заявляєте лише їх, ви віддали приблизно 4,000 миль відрахувань без жодної причини, окрім того, що готова таблиця була зручною. Саме ваш власний журнал фіксує різницю, і саме він обґрунтовує цю різницю, якщо хтось колись запитає. Наш податковий гід для водіїв райдшерингу в Нью-Йорку розглядає це в ширшому контексті документів застосунку.

Одне чесне застереження: поїздка з дому до місця, де ви починаєте працювати, в очах IRS є дорогою на роботу, а дорога на роботу не підлягає відрахуванню. Питання, де починаються робочі милі для водія застосунку, має сірі зони. Оберіть послідовне, обґрунтоване правило і дотримуйтеся його, або попросіть когось допомогти провести межу.

Як виглядає провал

Інспектори бачили тисячі журналів і впізнають вигаданий з першого погляду. Патерни, які топлять людей:

• Круглі числа. Рівно 30,000 бізнес-миль із рівно 40,000 загальних читається як здогадка, бо це вона і є.
• Журнал, написаний за один раз. Рік записів однією ручкою, з однаковим нахилом почерку, без плям від кави, створений за тиждень до аудиту. Папір старіє; свіжий папір свідчить проти вас.
• Милі, яких авто ніколи не проїжджало. Інспектори беруть покази одометра з рахунків за заміну мастила, ремонтних рахунків і записів техогляду, а потім перевіряють, чи вміщуються заявлені милі в те, що одометр фактично намотав. У Нью-Йорку щорічний техогляд фіксує одометр незалежно від того, думаєте ви про це чи ні.
• Журнал, що суперечить платформі. Заявлені бізнес-милі в дні, коли застосунок показує, що ви взагалі не виходили онлайн.

Система, яка займає дві хвилини

Вам не потрібно ставати організованою людиною. Вам потрібна одна маленька звичка і коробка з-під взуття.

• Використовуйте застосунок для відстеження пробігу, що працює автоматично, або тримайте блокнот у кишені дверей і записуйте одометр, коли починаєте і закінчуєте працювати. Працює і те, і те. Правильний варіант той, який ви справді будете вести.
• Фотографуйте одометр щороку 1 січня, а також у будь-який день, коли купуєте чи продаєте авто.
• Зберігайте кожен рахунок за заміну мастила та ремонт. Це відрахування за методом фактичних витрат і незалежний доказ показів одометра за будь-якого методу.
• Раз на тиждень витрачайте дві хвилини, щоб переконатися, що записи існують. Виправити прогалину з вівторка легко. Виправляти прогалину з минулого лютого означає писати вигадку.

Робіть це, і аудит вашого пробігу стане коротким і нудним, а саме таким аудит і має бути.

Журнал окупається двічі

Хороший журнал не лише захищає відрахування. Він також показує, скільки ви насправді заробляєте за милю, чого більшість водіїв ніколи не рахувала, і це зазвичай змінює те, як вони працюють. А коли ви знаєте свій реальний прибуток протягом року, питання, скільки надсилати IRS щокварталу, перестає бути вгадуванням. Цю частину розглянуто в нашому гіді про квартальні авансові податки без паніки.

Ця стаття є загальною інформацією про правила ведення записів, а не персональною податковою порадою для вашої конкретної ситуації.

Якщо ваші записи про пробіг зараз є безладом зі скриншотів і напівзабутих місяців, принесіть цей безлад до RamGrows Financial. Ми впорядковуємо записи водіїв щодня, сімома мовами. Телефонуйте (201) 253-7771 або заходьте за адресою 509 Brighton Beach Ave, Suite 1.