Su EIN: qué es, por qué lo necesita y cómo sacarlo bien

Equipo de RamGrows Financial · 6 min de lectura

Un EIN (número de identificación de empleador) son nueve dígitos, es gratis, y sacarlo toma unos quince minutos cuando todo sale bien. Y aun así conocemos con regularidad a dueños que le pagaron $250 a un sitio web por él, terminaron con dos por accidente, o no pueden abrir una cuenta bancaria porque el nombre de su papeleo no coincide con el que el IRS tiene en sus archivos.

Esta guía cubre qué es realmente un EIN, cuándo lo necesita, y el puñado de detalles que evitan que se convierta en un dolor de cabeza después.

Qué es realmente un EIN

EIN significa Employer Identification Number, o número de identificación de empleador. Es una identificación fiscal federal emitida por el IRS (la agencia federal de impuestos): piénselo como un número de Seguro Social para su negocio. A pesar de la palabra "empleador" en el nombre, usted no necesita tener empleados para sacarlo ni para necesitarlo. Nunca vence, es gratis, y una vez asignado a su negocio se queda con él.

La solicitud en papel es el formulario SS-4. La mayoría de la gente nunca toca la versión en papel porque el IRS tiene una solicitud en línea que hace las mismas preguntas, pero ayuda conocer el nombre del formulario, porque los bancos y las agencias de licencias a veces lo mencionan.

Por qué lo necesita, aun sin empleados

En la práctica, un EIN es la llave que abre casi todo lo demás:

• Una cuenta bancaria del negocio. Casi todos los bancos exigen un EIN para abrir una cuenta a una LLC o corporación. Mantener el dinero del negocio separado no es opcional si quiere que sus libros, sus impuestos y su protección legal se sostengan.
• Contratar. En el momento en que pone a alguien en nómina, el EIN es obligatorio.
• Licencias y registros. Muchas solicitudes de Nueva York, incluido el registro del impuesto sobre las ventas, lo piden.
• Cuentas de mayoreo. Los proveedores y distribuidores normalmente quieren un EIN en el archivo antes de venderle a precios de mayorista.
• Privacidad. Si los clientes le envían un W-9, un EIN mantiene su número de Seguro Social personal fuera de documentos que se mandan por correo electrónico y se guardan quién sabe dónde.
• Crédito y financiamiento. El expediente de crédito de su negocio se construye alrededor de su EIN, y los prestamistas lo van a pedir en cada solicitud. Su crédito personal también sigue importando: vea nuestra guía de reparación de crédito y nuestro panorama del financiamiento para negocios pequeños.

Cómo sacarlo bien a la primera

Solicítelo directamente en irs.gov, con el asistente de EIN en línea del IRS. Es gratis. Esto importa porque la primera página de resultados de búsqueda suele estar llena de sitios imitadores con nombres que suenan oficiales y que cobran de $100 a $300 por llenar el mismo formulario gratuito. No son el IRS. Si un sitio le pide una tarjeta de crédito para emitir un EIN, cierre la pestaña.

Algunas cosas que conviene saber antes de empezar:

• Forme su entidad primero. Si está creando una LLC o una corporación, complete la formación estatal antes de solicitar, para que el EIN coincida con el nombre legal exacto que Nueva York aprobó. Nuestro artículo sobre elegir entre una LLC y una S-Corp cubre esa decisión.
• Elija una parte responsable. La solicitud pide un ser humano real que controle el negocio, junto con su número de Seguro Social o su ITIN (número de identificación personal del contribuyente). No puede ser otra compañía.
• Uno por día. El IRS emite un EIN por parte responsable por día. Si la herramienta en línea da un error, no siga reenviando: así es como la gente termina con números duplicados.
• La herramienta en línea tiene horario de oficina. Por extraño que suene, el asistente en línea solo abre en ciertos horarios los días de semana, y no guarda el avance. Siéntese con sus documentos de formación listos y termine de una sola vez.
• Guarde la carta de confirmación. El IRS emite una carta llamada CP 575 cuando asigna el EIN. Los bancos la piden constantemente, y el IRS no vuelve a emitir esa carta exacta. Guarde el PDF en tres lugares.

¿Sin número de Seguro Social? Igual puede sacar un EIN

Esta pregunta llega a nuestra oficina todas las semanas, y la respuesta sorprende: usted no necesita un número de Seguro Social para sacar un EIN. La herramienta en línea exige un SSN o un ITIN, pero el formulario SS-4 en sí tiene un camino para dueños que no tienen ninguno de los dos. Esos solicitantes presentan por fax o por correo, o llaman a la línea telefónica del IRS para solicitantes internacionales, siguiendo las instrucciones del formulario para solicitantes extranjeros.

Toma más tiempo que la ruta en línea, a veces varias semanas por correo, así que inclúyalo en su calendario si está esperando el EIN para abrir una cuenta bancaria. Pero no deje que nadie le diga que sin SSN no hay negocio. Simplemente no es cierto.

Los errores que vemos constantemente

• Pagarle a un intermediario. Ya lo cubrimos arriba, pero es el problema número uno por volumen.
• Dos EIN para un mismo negocio. Normalmente por reenviar después de un error, o por solicitar "por si acaso" antes de formar la LLC y de nuevo después. Los duplicados confunden a los bancos y al IRS. Si pasa, se puede arreglar con una carta, pero es mucho más fácil evitarlo.
• Nombres que no coinciden. El banco rechaza la cuenta porque la carta del IRS dice "BRIGHTON BAKERY LLC" y el registro estatal dice "Brighton Bakery, LLC". Las diferencias pequeñas de puntuación normalmente se resuelven, pero un nombre genuinamente distinto lo va a frenar en seco. Cuando solicite, copie exactamente el nombre aprobado por el estado.
• Perder la CP 575 y entrar en pánico. Esa carta no se puede conseguir de nuevo, pero puede llamar a la línea de negocios del IRS y pedir una carta de verificación conocida como 147C, que los bancos aceptan. Prepárese para esperar en la línea.
• No avisarle al IRS. Si su dirección o su parte responsable cambian, el IRS quiere saberlo, en general con el formulario 8822-B. Saltarse esto significa que el correo del IRS va a una dirección vieja, y el correo del IRS nunca es algo que usted quiera dando vueltas por ahí.

Cuándo necesita un EIN nuevo y cuándo no

La regla general: un cambio en lo que el negocio es normalmente necesita un EIN nuevo, y un cambio cosmético no.

• EIN nuevo normalmente necesario: un propietario único se incorpora, una sociedad se convierte en corporación, o la estructura cambia de manera fundamental.
• EIN nuevo no necesario: un cambio de nombre del negocio, una dirección nueva, agregar un DBA (nombre comercial), o una LLC o corporación existente que elige el tratamiento de impuestos de S-Corp. La elección de S cambia cómo le cobran impuestos, no quién es usted, así que el EIN se queda.

Ante la duda, pregunte antes de solicitar. Un segundo EIN innecesario crea más limpieza de la que le habría costado la pregunta.

Una nota más: su EIN también es el número que va a usar en las presentaciones de propiedad y cumplimiento, incluido el reporte federal de dueños beneficiarios si le aplica. Lo cubrimos en BOIR explicado.

Este artículo es información general, no es asesoría personal de impuestos ni legal para su situación específica.

Si prefiere que alguien se encargue de todo el montaje, eso es literalmente lo que hacemos. RamGrows Financial forma compañías por $350 en Nueva York, Nueva Jersey y Pensilvania, con el EIN incluido en el proceso, y manejamos contabilidad e impuesto sobre las ventas a diario en siete idiomas. Llame al (201) 253-7771 o visítenos en 509 Brighton Beach Ave, Suite 1, Brooklyn.