Siete errores de contabilidad que hunden a los restaurantes nuevos

Equipo de RamGrows Financial · 7 min de lectura

Cuando un restaurante cierra, la gente culpa a la comida, la renta o la ubicación. A veces es cierto. Pero muchos restaurantes mueren con buena comida y mesas llenas, porque los libros contaban una historia que nadie estaba leyendo. Los márgenes en este negocio son tan estrechos que errores de contabilidad que un plomero podría absorber desangran una cocina en silencio.

Estos son los siete errores que más vemos en restaurantes nuevos, y qué hacer con cada uno.

1. Registrar los depósitos bancarios como ventas

Este va primero porque corrompe todo lo que viene después. El dinero que llega a su cuenta bancaria desde el procesador de tarjetas no es su cifra de ventas. Son las ventas, menos las comisiones por procesamiento de tarjetas, menos las propinas que se deben al personal, a veces menos los contracargos, todo combinado en un solo neto.

Si su contabilidad dice "ventas = lo que llegó al banco", sus ingresos quedan subestimados, sus comisiones se vuelven invisibles y, lo peor de todo, su impuesto sobre las ventas se calcula sobre la base equivocada. El impuesto sobre las ventas se debe sobre sus ventas gravables brutas, no sobre sus depósitos netos.

La solución: registre las ventas a partir del resumen diario de su sistema de punto de venta, no del movimiento bancario. Ventas brutas como ingresos, comisiones de tarjeta como gasto, propinas cobradas como un pasivo que debe al personal, impuesto sobre las ventas cobrado como un pasivo que debe al estado. Su punto de venta ya produce este reporte cada noche. Úselo.

2. Gastarse el impuesto sobre las ventas

El impuesto sobre las ventas que usted cobra en la caja nunca fue su dinero. Usted lo guarda para el Estado de Nueva York, y el estado lo trata así: es dinero en fideicomiso, y las personas responsables pueden responder personalmente por él incluso cuando el negocio es una LLC (compañía de responsabilidad limitada) o una corporación. El escudo corporativo que lo protege de muchas deudas del negocio no lo protege aquí.

El patrón siempre es el mismo: un mes lento, una nómina que cubrir, y el impuesto sobre las ventas que espera en la cuenta de cheques empieza a parecer efectivo disponible. Luego vence la declaración trimestral y el dinero ya no está.

La solución: abra una cuenta de ahorros separada y transfiera allí el impuesto cobrado cada semana, antes de que pueda pensar en él como suyo. Para el panorama completo de cómo funcionan el cobro y la presentación, lea nuestra guía en lenguaje sencillo sobre el impuesto sobre las ventas de Nueva York.

3. Pagar a proveedores en efectivo sin dejar rastro

Los restaurantes funcionan con efectivo más que la mayoría de los negocios: la compra de verduras, el mercado de pescado, el señor que arregla la cámara fría un domingo. Nada de eso es un problema por sí solo. El problema es gastar en efectivo sin recibos y sin registro.

Cada pago en efectivo sin documentar es una deducción que probablemente pierde, y un hueco en sus libros que se ve mal en cualquier auditoría o revisión de préstamo. Un restaurante que muestra $40,000 en retiros de efectivo sin explicación (una cifra de ejemplo, pero con una forma realista) tiene a la vez un problema de impuestos y un problema de credibilidad.

La solución: pida recibo por todo, aunque sea escrito a mano. Lleve un registro simple del efectivo: fecha, proveedor, monto, para qué fue. Fotografíe los recibos el mismo día. Donde el proveedor acepte tarjetas, use la tarjeta de débito del negocio, porque el rastro documental se construye solo.

4. Tratar la nómina y las propinas con descuido

La nómina en la hospitalidad de Nueva York es genuinamente complicada: créditos por propinas, horas extra y la regla de la jornada extendida, que puede obligar a pagar a un empleado una hora adicional cuando el día de trabajo se estira lo suficiente. Encima de eso está el atajo clásico de pagar al personal de cocina por fuera de los libros o llamar a todos contratistas independientes con un 1099 (el formulario para trabajadores independientes).

Estos atajos parecen más baratos hasta que dejan de serlo. La clasificación incorrecta y los salarios por fuera de los libros son exactamente la materia prima de los reclamos salariales, las auditorías de desempleo y las disputas de compensación laboral, y en un restaurante el reclamo de un solo exempleado puede alcanzar años enteros de nómina.

La solución: ponga a todos en una nómina real a través de un proveedor de nómina que conozca las reglas de hospitalidad de Nueva York, reporte las propinas correctamente y acepte que el costo verdadero de un empleado es el salario más los impuestos y el seguro. Ajuste los precios de su menú a la realidad, no a un atajo con cuenta regresiva.

5. No conocer su costo de comida

Pregúntele a un dueño en apuros cuál fue su porcentaje de costo de comida el mes pasado y muchas veces recibe un encogimiento de hombros o una adivinanza. Y sin embargo el costo de comida es el número que un dueño de restaurante controla más directamente. Sin conteos de inventario y seguimiento de compras no puede calcularlo, así que el desperdicio, el robo, las porciones que crecen y los aumentos de precio de los proveedores se esconden dentro de una sensación vaga de que "los márgenes están apretados".

La solución: cuente el inventario al menos una vez al mes, aunque sea de forma aproximada. Registre las compras por categoría (proteínas, verduras, productos secos, bebidas). Luego observe la tendencia: el costo de la mercancía como proporción de las ventas, mes tras mes. Muchos restaurantes de servicio completo intentan mantener el costo de comida por debajo de un tercio de las ventas, pero la meta exacta importa menos que notar cuando su número salta. Un salto siempre tiene una causa, y la causa siempre es más barata de corregir temprano.

6. Mezclar el dinero personal con el del negocio

La compra al proveedor del restaurante que incluye alimentos para la casa. La cena familiar registrada como una anulación. La renta del apartamento pagada desde la cuenta del negocio "solo por esta vez". Cada caso es pequeño; juntos convierten sus libros en ficción. Usted pierde la capacidad de saber si el restaurante en sí es rentable, y si el negocio es una LLC, mezclar fondos de forma rutinaria es exactamente lo que erosiona su protección legal.

La solución: una cuenta del negocio, una tarjeta del negocio, y un retiro de dueño o salario fijo que usted se paga con un calendario. Cuando el negocio realmente cubra algo personal, regístrelo como un retiro, no como un gasto.

7. Hacer los libros una vez al año

La caja de zapatos entregada a un preparador en marzo le dice lo que pasó, meses demasiado tarde para hacer algo al respecto. Cada error de esta lista sobrevive y se agrava con la contabilidad anual, porque nadie está mirando mientras sucede.

Hay un segundo costo: ningún prestamista lo tomará en serio sin estados financieros al día. Los restaurantes tienen ventanas cortas en las que el financiamiento importa más (una falla de equipo, la oportunidad del local de al lado), y un negocio con libros de hace un año no puede moverse. Nuestra guía de financiamiento para pequeños negocios profundiza en lo que los prestamistas realmente piden.

La solución: cierre los libros cada mes. Concilie el banco, concilie el punto de venta, revise un estado de ganancias y pérdidas simple. Toma unas pocas horas al mes si se hace con constancia, o toma un proyecto de limpieza doloroso si no se hace nunca.

El patrón detrás de los siete

Note que ninguno de estos errores tiene que ver con inteligencia o esfuerzo. Los dueños de restaurantes trabajan más duro que casi cualquiera. El patrón es la postergación: cada uno de estos problemas es invisible la semana en que se crea y caro el año en que se descubre. La buena contabilidad es simplemente el hábito de encontrar los problemas mientras todavía son baratos.

Este artículo es información general, no asesoría fiscal, legal o contable personal para su situación específica.

Si sus libros están atrasados o el impuesto sobre las ventas no lo deja dormir, tráigalo con nosotros antes de que crezca. RamGrows Financial hace contabilidad e impuesto sobre las ventas todos los días para negocios de comida, forma compañías por $350 en Nueva York, Nueva Jersey y Pensilvania, y trabaja en siete idiomas. Llame al (201) 253-7771 o venga a 509 Brighton Beach Ave, Suite 1, Brooklyn.