El impuesto sobre las ventas de Nueva York para tiendas pequeñas: la versión en lenguaje sencillo

Equipo de RamGrows Financial · 7 min de lectura

El impuesto sobre las ventas es el impuesto con el que los dueños de tiendas pequeñas lidian más a menudo y el que menos entienden, lo cual es una mala combinación, porque también es aquel con el que el estado tiene menos paciencia. Aquí está el sistema completo en lenguaje sencillo: qué hacer antes de abrir, qué cobrar, cuándo presentar declaraciones y los errores que generan los sobres que asustan.

Un solo modelo mental lo lleva a través de todo lo demás: usted es un cobrador, no un contribuyente. El cliente paga el impuesto. Usted lo reúne, lo guarda y lo entrega. Una vez que asimila de verdad que ese dinero nunca fue suyo, la mayoría de las reglas empiezan a tener sentido.

Antes de vender cualquier cosa: el Certificate of Authority

Antes de su primera venta gravable, Nueva York le exige registrarse ante el Departamento de Impuestos del Estado como vendedor de impuesto sobre las ventas y recibir un Certificate of Authority (certificado de autoridad). Registrarse es gratis, usted exhibe el certificado en su local, y se supone que debe tenerlo antes de abrir, no después de su primer buen mes.

Esto no es una formalidad. Hacer ventas gravables sin un Certificate of Authority conlleva sanciones reales, y además le bloquea algo que usted quiere: solo los vendedores registrados pueden emitir certificados de reventa para comprar inventario libre de impuesto (más sobre eso abajo). Si todavía está formando el negocio, resuelva primero su entidad y su EIN (número de identificación de empleador), porque el registro se los pedirá.

Qué es gravable en una tienda pequeña típica

La suposición inicial segura en Nueva York: la mayoría de la mercancía física es gravable. A partir de ahí, las excepciones que importan a una tienda pequeña:

• La comida está dividida a la mitad. La mayoría de los alimentos tipo supermercado que se venden para llevar a casa y preparar están exentos. La comida preparada es gravable: comida caliente, sándwiches hechos al momento, comida vendida para consumir en el local, comidas de restaurante. El mismo bagel puede pagar un impuesto distinto dependiendo de si se lo cortan y se lo preparan o se lo entregan entero en una bolsa. Si usted tiene un negocio de comida, esta línea merece una conversación cuidadosa, y nuestro artículo sobre errores de contabilidad en restaurantes cubre lo que pasa después cuando sale mal.
• La ropa tiene una exención especial. Nueva York exime la mayoría de la ropa y el calzado por debajo de un umbral de precio por artículo ($110 por artículo al momento de escribir esto, pero confirme la cifra vigente). El detalle: esa exención aplica por completo a la porción estatal en todas partes, mientras que algunas localidades todavía cobran su parte local. La ciudad de Nueva York exime por completo los artículos que califican. Si vende ropa, entienda bien la regla de su localidad, porque cobrar un impuesto que no corresponde molesta a los clientes, y no cobrar un impuesto que sí corresponde sale de su bolsillo.
• Los servicios se evalúan caso por caso. Algunos servicios son gravables en Nueva York y muchos no lo son. No adivine basándose en lo que hace un amigo en otro estado: las reglas estatales varían muchísimo. Consulte su servicio específico o pregunte.

La tasa depende de dónde ocurre la venta

El impuesto sobre las ventas de Nueva York es una tasa estatal más una tasa local que varía según el condado y la ciudad. En la ciudad de Nueva York la tasa combinada se ha mantenido en 8.875 por ciento durante años, aunque usted siempre debería confirmar la tasa vigente en lugar de confiar en un artículo, incluido este. Si entrega mercancía a domicilio, el destino generalmente determina qué tasa aplica, lo cual importa en cuanto empieza a enviar fuera de los cinco condados de la ciudad.

Nunca fue su dinero

Todo lo que usted cobra en la caja por encima de su precio es dinero en fideicomiso: usted lo guarda para el estado. Nueva York se lo toma tan en serio que las personas responsables pueden responder personalmente por el impuesto sobre las ventas no entregado, incluso cuando el negocio es una LLC (compañía de responsabilidad limitada) o una corporación. El escudo de responsabilidad que protege a los dueños de muchas deudas del negocio no cubre esta. Los dueños, y a veces los gerentes que controlan el dinero, pueden ser perseguidos personalmente.

El hábito práctico que evita el desastre: una cuenta bancaria separada, con el impuesto cobrado transferido allí cada semana. Si el dinero del impuesto está apartado de su efectivo operativo, el día de presentar es una transferencia, no una crisis.

El calendario de presentación es más raro de lo que espera

El impuesto sobre las ventas de Nueva York no sigue los trimestres normales del calendario. Los períodos trimestrales terminan los últimos días de febrero, mayo, agosto y noviembre, con la declaración y el pago debidos aproximadamente veinte días después del cierre de cada período. Casi todos fallan esto la primera vez, porque todas las demás fechas límite de su vida terminan en diciembre, marzo, junio y septiembre.

Su frecuencia de presentación depende de su tamaño:

• Trimestral es el estándar para la mayoría de los vendedores pequeños (formulario ST-100).
• La presentación anual (formulario ST-101) es para los vendedores más pequeños, con su propia fecha límite única en marzo.
• La presentación mensual entra en juego una vez que sus ventas gravables son suficientemente grandes.

Dos reglas para tatuarse en un lugar visible. Primera: debe presentar la declaración incluso cuando no debe nada. Un trimestre con cero ventas todavía requiere una declaración, y las declaraciones en cero que se omiten son una de las formas más comunes en que los negocios nuevos acumulan multas por dinero que ni siquiera cobraron. Segunda: presente a tiempo aunque no pueda pagar completo. No presentar lo empeora todo.

Comprar inventario sin pagar impuesto: certificados de reventa

Usted no paga impuesto sobre las ventas por la mercancía que compra para revender. Le entrega a su proveedor un certificado de reventa (formulario ST-120 en Nueva York), y el impuesto se cobra una sola vez, al cliente final. Dos advertencias:

• El certificado cubre mercancía solo para reventa. Los estantes, la caja registradora, los productos de limpieza: esos son para su uso, y el impuesto aplica.
• Si saca inventario del estante para su propio uso, generalmente debe impuesto de uso sobre él. Son montos pequeños, pero los auditores saben dónde mirar.

Usar mal un certificado de reventa para esquivar el impuesto sobre cosas que en realidad consume es un hallazgo de auditoría muy conocido, y es completamente evitable.

Los errores que generan las cartas que asustan

• No presentar declaraciones en cero, especialmente en los primeros trimestres lentos o después de que el negocio cierra pero antes de cancelar el registro.
• Reportar los depósitos bancarios como ventas gravables. Los depósitos vienen netos de comisiones de tarjeta y propinas: el impuesto se debe sobre las ventas gravables brutas según su caja o sus reportes de punto de venta.
• Gastarse el impuesto cobrado y llegar a la fecha límite con las manos vacías.
• Ignorar los avisos. Los avisos de impuesto sobre las ventas no envejecen bien. Las liquidaciones estimadas crecen, y con el tiempo llegan los embargos bancarios. Cada aviso es más fácil de arreglar este mes que el próximo.
• Adivinar qué es gravable en lugar de verificar, y luego descubrir años de impuesto cobrado de menos que ahora sale de su margen.

Nada de esto es difícil una vez que se vuelve rutina. Solo es peligroso cuando se improvisa.

Este artículo es información general, no asesoría fiscal o legal personal para su situación específica.

Si quiere que la rutina la maneje gente que la hace todos los días, esos somos nosotros. RamGrows Financial maneja impuesto sobre las ventas y contabilidad a diario para tiendas y restaurantes, forma compañías por $350 en Nueva York, Nueva Jersey y Pensilvania, y atiende clientes en siete idiomas. Llame al (201) 253-7771 o visítenos en 509 Brighton Beach Ave, Suite 1, Brooklyn.