Per diem для дальнобойщиков: объясняем по-человечески

Команда RamGrows Financial · 6 мин чтения

Per diem (суточные), пожалуй, самый непонятый вычет в тракинге. Водители слышат о нём на стоянке, половина деталей теряется по дороге от машины к машине, и в итоге люди либо заявляют его неправильно, либо просто теряют свои деньги. Вот вся картина, простым языком.

Что такое per diem на самом деле

Когда работа уводит вас настолько далеко от дома, что перед возвращением нужен сон или отдых, IRS (налоговая служба США) разрешает вычесть расходы на еду и мелкие сопутствующие траты в дороге. Сделать это можно двумя способами. Можно хранить каждый чек из кафе и вычитать фактические расходы, а можно использовать per diem: фиксированную дневную сумму, которая заменяет все эти чеки.

Для работников транспорта есть особый вариант. Вместо того чтобы искать отдельную норму для каждого города, где вы ночуете, IRS публикует одну фиксированную дневную ставку для транспортной отрасли. Цифра меняется, обычно каждую осень, поэтому не доверяйте числу, которое слышали два года назад. Проверьте текущую ставку или спросите у того, кто за ней следит.

Одну вещь per diem в этом варианте не покрывает: ночлег. Если вы платите за мотель, сохраните чек и вычтите его отдельно как фактический расход.

Правило 80 процентов

Здесь у дальнобойщиков условия действительно лучше, чем у всех остальных. Большинство самозанятых могут вычесть только половину расходов на питание. Но если вы подпадаете под правила Department of Transportation (Министерства транспорта США) о часах работы, закон разрешает вычитать 80 процентов сумм на питание и per diem.

Разница совсем не маленькая. За год с двумя сотнями ночей в рейсах переход с половины на 80 процентов дневной ставки превращается в серьёзные деньги. Правило существует потому, что у дальнобойщика нет реального выбора, где есть в дороге, и закон это признаёт.

Кто может заявить per diem, а кто нет

Именно здесь живёт больше всего путаницы, поэтому прочитайте этот раздел не спеша.

• Владельцы-операторы (owner-operators). Если вы подаёте Schedule C (приложение к декларации для доходов от бизнеса), вы заявляете per diem напрямую в собственной декларации. Это самый чистый случай.
• Наёмные водители на W-2, чей перевозчик платит per diem. Некоторые компании делят вашу оплату на зарплату и необлагаемую налогом часть per diem. Эта схема работает на стороне работодателя. Вы ничего дополнительно не заявляете, и стоит знать, что необлагаемая часть также не идёт в зачёт, например, для стажа Social Security или для заявок на кредит, где смотрят на облагаемый доход.
• Наёмные водители на W-2, чей перевозчик per diem не платит. По действующему федеральному закону наёмные работники, как правило, не могут вычитать некомпенсированные рабочие расходы в своих федеральных декларациях. Это изменилось несколько лет назад, и это обидно: водитель на W-2 без программы per diem от работодателя обычно не получает по федеральной декларации ничего за питание. Некоторые штаты щедрее на уровне штата, и об этом стоит спросить.

Если вы не уверены, к какой категории относитесь, посмотрите свои расчётные листы (settlement statements) и форму W-2 или принесите их тому, кто читает такие документы ежедневно. Ответ обычно виден за минуту. А если вы взвешиваете переход из наёмных водителей в owner-operator по лизингу, налоговая сторона входит в этот расчёт. Мы написали о том, что на самом деле означают документы 1099 и W-2, именно для таких случаев.

Всё решает ваш налоговый дом

Per diem существует для поездок вдали от вашего налогового дома (tax home). У этого выражения конкретный смысл: грубо говоря, это место, где сосредоточены ваша работа и ваша жизнь, дом, куда вы возвращаетесь и за который платите.

У большинства водителей он есть, и они о нём не задумываются. Но водитель, который отказался от квартиры, живёт в кабине и между рейсами ночует у родственников, в глазах IRS может остаться вовсе без налогового дома. Нет налогового дома, значит, вы никогда не бываете вдали от дома, а это означает: никакого per diem, никогда. Если ваша жизненная ситуация движется в эту сторону, получите консультацию до налогового сезона, а не после.

Местные и региональные водители, которые каждую ночь спят в своей кровати, тоже не получают per diem за эти дни. Вычет привязан к ночам или обязательным периодам отдыха, проведённым вне дома.

Неполные дни

День выезда и день возвращения считаются днями в пути, но не полными. Распространённый метод разрешает три четверти дневной ставки за каждый из таких дней. За год еженедельных рейсов эти дни выезда и возвращения складываются в ощутимую сумму, поэтому считайте их правильно, а не округляйте в ноль.

Как выглядят доказательства

Прелесть per diem в том, что чеки за еду не нужны. Что нужно обязательно, так это доказательства самих ночей.

• Ваш бортовой журнал или записи ELD (электронного регистратора), которые показывают, где вы были и когда находились на отдыхе вне дома.
• Расчётные листы и путевые листы, привязывающие даты к грузам.
• Простой календарь, где вы отмечаете полные дни в рейсе и неполные дни. Десять секунд в день, и к налоговому сезону подсчёт уже готов.

При аудите проверяющий хочет видеть количество дней, подтверждённое записями, а не памятью. Данные ELD делают это проще, чем когда-либо, но только если вы сможете их достать, когда понадобится. Поэтому сохраняйте копии в собственных файлах, а не надейтесь, что система будет хранить их вечно.

Несколько смежных тем

Если вы owner-operator, per diem окажется лишь одной строкой в большой картине. Платежи за трак, ремонт, резина, страховка, толлы и плата на весовых тоже относятся к Schedule C. Если налогооблагаемый полный вес вашей машины составляет 55 000 фунтов и больше, в вашем годовом календаре есть ещё форма 2290, декларация налога на использование тяжёлых транспортных средств. И поскольку из расчётов за рейсы никто налоги не удерживает, вам почти наверняка нужно отправлять деньги в IRS четыре раза в год. Наше понятное руководство по квартальным авансовым платежам объясняет, как это устроено.

Эта статья содержит общую информацию о том, как работает per diem, и не является персональной налоговой консультацией по вашей конкретной ситуации.

RamGrows Financial на Брайтон-Бич работает с водителями каждый день, на семи языках, и вопросы про per diem здесь звучат ежедневно. Звоните (201) 253-7771 или заходите по адресу 509 Brighton Beach Ave, Suite 1, с бортовыми журналами и расчётными листами, и мы разберёмся, что именно вы можете заявить.