Семь бухгалтерских ошибок, которые топят новые рестораны

Команда RamGrows Financial · 7 мин чтения

Когда ресторан закрывается, люди винят кухню, аренду или расположение. Иногда это правда. Но множество ресторанов умирает с хорошей едой и полными столами, потому что книги рассказывали историю, которую никто не читал. Маржа в этом бизнесе настолько тонкая, что бухгалтерские ошибки, которые сантехник смог бы пережить, тихо обескровят кухню.

Вот семь ошибок, которые мы чаще всего видим у новых ресторанов, и что делать с каждой из них.

1. Запись банковских поступлений как продаж

Эта ошибка первая, потому что она искажает всё, что идёт дальше. Деньги, которые приходят на ваш банковский счёт от карточного процессора, не являются вашей цифрой продаж. Это продажи минус комиссии за обработку карт, минус чаевые, причитающиеся персоналу, иногда минус чарджбеки, всё вместе в одной сумме.

Если ваша бухгалтерия говорит «продажи = то, что упало в банк», ваша выручка занижена, комиссии невидимы, и, что хуже всего, налог с продаж рассчитывается от неправильной базы. Налог с продаж причитается с ваших валовых налогооблагаемых продаж, а не с чистых поступлений.

Решение: записывайте продажи из ежедневной сводки вашей кассовой системы (POS), а не из банковской ленты. Валовые продажи как выручка, комиссии по картам как расход, собранные чаевые как обязательство перед персоналом, собранный налог с продаж как обязательство перед штатом. Ваша POS-система уже формирует этот отчёт каждый вечер. Пользуйтесь им.

2. Трата налога с продаж

Налог с продаж, который вы собираете на кассе, никогда не был вашими деньгами. Вы держите его для штата Нью-Йорк, и штат относится к нему именно так: это доверительные деньги, и ответственные лица могут нести за них личную ответственность, даже когда бизнес оформлен как LLC (общество с ограниченной ответственностью) или корпорация. Корпоративный щит, который защищает вас от многих деловых долгов, здесь не защищает.

Сценарий всегда один и тот же: медленный месяц, зарплата, которую нужно закрыть, и налог с продаж, лежащий на текущем счёте, начинает выглядеть как доступные деньги. Потом наступает срок квартальной декларации, а денег уже нет.

Решение: откройте отдельный сберегательный счёт и переводите собранный налог туда еженедельно, прежде чем успеете подумать о нём как о своём. Полную картину того, как работают сбор и подача, читайте в нашем понятном гиде по налогу с продаж в Нью-Йорке.

3. Оплата поставщикам наличными без бумажного следа

Рестораны живут на наличных больше, чем большинство бизнесов: закупка овощей, рыбный рынок, мастер, чинящий холодильную камеру в воскресенье. Само по себе это не проблема. Проблема это наличные траты без чеков и без журнала.

Каждый недокументированный платёж наличными это вычет, который вы, скорее всего, теряете, и дыра в ваших книгах, которая плохо выглядит при любом аудите или рассмотрении кредита. Ресторан, показывающий 40 000 долларов необъяснённых снятий наличных (цифра для примера, но реалистичная по масштабу), имеет и налоговую проблему, и проблему доверия.

Решение: берите чек за всё, даже написанный от руки. Ведите простой журнал наличных: дата, поставщик, сумма, за что. Фотографируйте чеки в тот же день. Там, где поставщик принимает карты, используйте бизнес-дебетовую карту, потому что бумажный след строится сам.

4. Небрежное отношение к зарплате и чаевым

Зарплатная сфера гостеприимства в Нью-Йорке по-настоящему сложна: зачёт чаевых, сверхурочные и правило «разброса часов», по которому сотруднику может причитаться дополнительный час оплаты, когда рабочий день растягивается достаточно долго. Поверх этого лежит классический короткий путь: платить кухонному персоналу мимо кассы или называть всех независимыми подрядчиками по форме 1099 (отчёт о выплатах подрядчику).

Эти короткие пути кажутся дешевле, пока не перестают. Неправильная классификация и зарплаты мимо кассы это ровно то, из чего строятся иски о зарплате, проверки по безработице и споры о компенсации работникам, а в ресторане иск одного бывшего сотрудника может дотянуться до многих лет платёжной истории.

Решение: оформите всех на настоящую платёжную ведомость через провайдера, знающего нью-йоркские правила гостеприимства, отчитывайтесь о чаевых как положено и примите, что истинная стоимость сотрудника это зарплата плюс налоги и страховка. Стройте цены в меню вокруг реальности, а не вокруг короткого пути с тикающим таймером.

5. Незнание себестоимости продуктов

Спросите владельца в трудном положении, каким был его процент себестоимости продуктов в прошлом месяце, и вы часто получите пожатие плечами или догадку. А ведь себестоимость продуктов это та единственная цифра, которой владелец ресторана управляет наиболее прямо. Без инвентаризаций и учёта закупок вы не можете её вычислить, поэтому потери, воровство, разрастание порций и рост цен поставщиков прячутся внутри одного смутного ощущения, что «маржа тонкая».

Решение: считайте запасы хотя бы раз в месяц, пусть даже приблизительно. Учитывайте закупки по категориям (белки, овощи и фрукты, бакалея, напитки). Затем следите за трендом: себестоимость как доля продаж, месяц к месяцу. Многие рестораны с полным обслуживанием стараются держать себестоимость продуктов ниже трети продаж, но точная цель важна меньше, чем умение заметить скачок вашей цифры. У скачка всегда есть причина, и причину всегда дешевле исправить рано.

6. Смешивание личных и деловых денег

Поездка к ресторанному поставщику, в которую попали продукты для дома. Семейный ужин, пробитый как отмена. Аренда квартиры, оплаченная с бизнес-счёта «только один раз». Каждый случай мал; вместе они превращают ваши книги в художественную литературу. Вы теряете возможность знать, прибылен ли сам ресторан, а если бизнес это LLC, рутинное смешивание средств именно то, что разрушает его юридическую защиту.

Решение: один бизнес-счёт, одна бизнес-карта и фиксированный вывод средств владельцу или зарплата, которую вы платите себе по расписанию. Когда бизнес действительно оплачивает что-то личное, записывайте это как вывод средств, а не как расход.

7. Ведение книг раз в год

Обувная коробка, вручённая специалисту в марте, рассказывает вам, что произошло, на месяцы позже, чем можно было что-то сделать. Каждая ошибка из этого списка выживает и накапливается при годовой бухгалтерии, потому что никто не смотрит, пока это происходит.

Есть и вторая цена: ни один кредитор не воспримет вас всерьёз без актуальной финансовой отчётности. У ресторанов короткие окна, когда финансирование важнее всего (поломка оборудования, шанс занять помещение по соседству), и бизнес с книгами годичной давности не может двигаться. Наш гид по финансированию малого бизнеса глубже разбирает, что кредиторы на самом деле запрашивают.

Решение: закрывайте книги ежемесячно. Сверяйте банк, сверяйте POS, просматривайте простой отчёт о прибылях и убытках. Это несколько часов в месяц, если делать регулярно, или болезненный проект по расчистке, если не делать никогда.

Закономерность за всеми семью

Заметьте, что ни одна из этих ошибок не связана с умом или усердием. Владельцы ресторанов работают усерднее почти всех. Закономерность в откладывании: каждая из этих проблем невидима в ту неделю, когда создаётся, и дорога в тот год, когда обнаруживается. Хорошая бухгалтерия это просто привычка находить проблемы, пока они ещё дёшевы.

Эта статья содержит общую информацию, а не персональную налоговую, юридическую или бухгалтерскую консультацию для вашей конкретной ситуации.

Если ваши книги отстают или налог с продаж не даёт вам спать, принесите это нам, пока оно не выросло. RamGrows Financial каждый день ведёт бухгалтерию и налог с продаж для продовольственных бизнесов, регистрирует компании за 350 долларов в Нью-Йорке, Нью-Джерси и Пенсильвании и работает на семи языках. Позвоните по номеру (201) 253-7771 или заходите по адресу 509 Brighton Beach Ave, Suite 1, Brooklyn.