Налог с продаж в Нью-Йорке для небольших магазинов: версия простыми словами

Команда RamGrows Financial · 7 мин чтения

Налог с продаж это тот налог, с которым владельцы небольших магазинов сталкиваются чаще всего и который понимают меньше всего, а это плохое сочетание, потому что это ещё и тот налог, где у штата меньше всего терпения. Вот вся система простыми словами: что сделать до открытия, что взимать, когда подавать и какие ошибки порождают страшные конверты.

Одна мысленная модель проведёт вас через всё остальное: вы сборщик, а не налогоплательщик. Налог платит покупатель. Вы его собираете, храните и передаёте. Как только вы по-настоящему усвоите, что эти деньги никогда не были вашими, большинство правил начнёт обретать смысл.

Прежде чем что-либо продать: Certificate of Authority

До вашей первой налогооблагаемой продажи Нью-Йорк требует зарегистрироваться в налоговом департаменте штата как продавец по налогу с продаж и получить Certificate of Authority (сертификат полномочий). Регистрация бесплатна, сертификат вы вывешиваете в месте ведения бизнеса, и иметь его положено до открытия, а не после первого удачного месяца.

Это не формальность. Налогооблагаемые продажи без Certificate of Authority влекут реальные штрафы, а ещё это блокирует то, что вам нужно: только зарегистрированные продавцы могут выдавать сертификаты перепродажи, чтобы покупать товар без налога (об этом ниже). Если вы ещё оформляете бизнес, сначала приведите в порядок юридическое лицо и ваш EIN, поскольку регистрация их запросит.

Что облагается налогом в типичном небольшом магазине

Безопасное исходное допущение в Нью-Йорке: большинство физических товаров облагается налогом. Дальше идут исключения, важные для небольшого магазина:

• Еда разделена пополам. Большинство продуктов «из магазина», продаваемых для приготовления дома, освобождено. Готовая еда облагается: разогретая еда, сэндвичи на заказ, еда для употребления на месте, ресторанные блюда. Один и тот же бейгл может облагаться по-разному в зависимости от того, разрезали и заправили его для вас или бросили целиком в пакет. Если у вас продовольственный бизнес, эта граница заслуживает внимательного разговора, а наша статья об ошибках ресторанной бухгалтерии описывает, что происходит дальше, когда всё идёт не так.
• У одежды особая льгота. Нью-Йорк освобождает большинство одежды и обуви ниже порога цены за единицу (110 долларов за единицу на момент написания, но уточните актуальную цифру). Тонкость: это освобождение полностью действует для доли штата везде, тогда как некоторые местности всё ещё взимают свою местную долю. Город Нью-Йорк освобождает подходящие товары полностью. Если вы продаёте одежду, разберитесь с правилом своей местности точно, потому что взимание налога, которого не должно быть, расстраивает покупателей, а невзимание налога, который должен быть, выходит из вашего кармана.
• Услуги рассматриваются по отдельности. Некоторые услуги в Нью-Йорке облагаются налогом, а многие нет. Не угадывайте по тому, как делает знакомый в другом штате: правила штатов различаются кардинально. Найдите информацию о вашей конкретной услуге или спросите.

Ставка зависит от того, где происходит продажа

Налог с продаж в Нью-Йорке это ставка штата плюс местная ставка, которая различается по округам и городам. В городе Нью-Йорке совокупная ставка годами держится на уровне 8,875 процента, хотя вам всегда следует сверять актуальную ставку, а не доверять статье, включая эту. Если вы доставляете товары, применяемую ставку, как правило, определяет пункт назначения, что становится важно, как только вы начинаете отправлять за пределы пяти боро.

Это никогда не были ваши деньги

Всё, что вы собираете на кассе сверх своей цены, это доверительные деньги: вы держите их для штата. Нью-Йорк относится к этому настолько серьёзно, что ответственные лица могут нести личную ответственность за неперечисленный налог с продаж, даже когда бизнес оформлен как LLC (общество с ограниченной ответственностью) или корпорация. Щит ответственности, который защищает владельцев от многих деловых долгов, этот случай не покрывает. Владельцы, а иногда и менеджеры, контролирующие деньги, могут преследоваться лично.

Практическая привычка, предотвращающая катастрофу: отдельный банковский счёт, на который собранный налог переводится еженедельно. Если налоговые деньги лежат отдельно от операционных, день подачи это перевод, а не кризис.

Календарь подачи страннее, чем вы ожидаете

Налог с продаж в Нью-Йорке не живёт по обычным календарным кварталам. Квартальные периоды заканчиваются в последние дни февраля, мая, августа и ноября, а декларация и платёж должны быть поданы примерно через двадцать дней после закрытия каждого периода. Почти все пропускают это в первый раз, потому что все остальные сроки в их жизни заканчиваются в декабре, марте, июне и сентябре.

Частота подачи зависит от вашего размера:

• Ежеквартально подаёт большинство небольших продавцов, это режим по умолчанию (форма ST-100).
• Ежегодная подача (форма ST-101) предназначена для самых маленьких продавцов, с собственным единственным сроком в марте.
• Ежемесячная подача включается, когда ваши налогооблагаемые продажи становятся достаточно большими.

Два правила, которые стоит вытатуировать где-нибудь на видном месте. Первое: вы обязаны подавать, даже когда ничего не должны. Квартал с нулевыми продажами всё равно требует декларации, и пропущенные нулевые декларации это один из самых частых способов, которыми новые бизнесы накапливают штрафы за деньги, которых даже не собирали. Второе: подавайте вовремя, даже если не можете заплатить полностью. Неподача делает всё хуже.

Покупка товара без уплаты налога: сертификаты перепродажи

Вы не платите налог с продаж за товары, которые покупаете для перепродажи. Вы даёте поставщику сертификат перепродажи (форма ST-120 в Нью-Йорке), и налог взимается только один раз, с конечного покупателя. Две предосторожности:

• Сертификат покрывает товары только для перепродажи. Стеллажи, касса, чистящие средства: это для вашего использования, и налог применяется.
• Если вы берёте товар с полки для собственного использования, вы, как правило, должны заплатить с него налог на использование (use tax). Суммы небольшие, но аудиторы знают, куда смотреть.

Злоупотребление сертификатом перепродажи, чтобы уйти от налога на то, что вы на самом деле потребляете, это хорошо известная находка аудиторов, и её полностью можно избежать.

Ошибки, которые порождают страшные письма

• Неподача нулевых деклараций, особенно в медленные первые кварталы или после сворачивания бизнеса, но до закрытия регистрации.
• Отчёт о банковских поступлениях как о налогооблагаемых продажах. Поступления идут за вычетом карточных комиссий и чаевых: налог причитается с валовых налогооблагаемых продаж по отчётам кассы или POS-системы.
• Трата собранного налога и встреча срока с пустыми руками.
• Игнорирование уведомлений. Уведомления по налогу с продаж плохо стареют. Оценочные начисления растут, а в конце концов следуют аресты банковских счетов. Каждое уведомление легче исправить в этом месяце, чем в следующем.
• Угадывание облагаемости вместо проверки, а затем обнаружение лет недовзысканного налога, который теперь выходит из вашей маржи.

Ничего из этого не сложно, как только становится рутиной. Опасно это только тогда, когда делается на ходу.

Эта статья содержит общую информацию, а не персональную налоговую или юридическую консультацию для вашей конкретной ситуации.

Если вы хотите, чтобы рутиной занимались люди, которые делают это каждый божий день, это мы. RamGrows Financial ежедневно ведёт налог с продаж и бухгалтерию для магазинов и ресторанов, регистрирует компании за 350 долларов в Нью-Йорке, Нью-Джерси и Пенсильвании и обслуживает клиентов на семи языках. Позвоните по номеру (201) 253-7771 или заходите по адресу 509 Brighton Beach Ave, Suite 1, Brooklyn.