Ваш EIN: что это, зачем он нужен и как получить его правильно

Команда RamGrows Financial · 6 мин чтения

EIN это девять цифр, он бесплатный, и его получение занимает около пятнадцати минут, когда всё идёт как надо. И тем не менее мы регулярно встречаем владельцев, которые заплатили за него сайту 250 долларов, случайно получили два номера или не могут открыть банковский счёт, потому что имя в их документах не совпадает с тем, что записано у IRS.

Этот гид объясняет, что такое EIN на самом деле, когда он вам нужен, и те несколько деталей, которые уберегут вас от головной боли в будущем.

Что такое EIN на самом деле

EIN расшифровывается как Employer Identification Number (идентификационный номер работодателя). Это федеральный налоговый номер, который выдаёт IRS (Налоговая служба США): считайте его номером Social Security для вашего бизнеса. Несмотря на слово «работодатель» в названии, вам не нужны сотрудники, чтобы получить его или чтобы он вам понадобился. Он никогда не истекает, он бесплатный, и, будучи присвоен вашему бизнесу, остаётся с ним.

Бумажная заявка называется формой SS-4. Большинство людей никогда не касается бумажной версии, потому что у IRS есть онлайн-заявка с теми же вопросами, но название формы полезно знать, потому что банки и лицензирующие органы иногда на него ссылаются.

Зачем он нужен, даже без сотрудников

На практике EIN это ключ, который открывает почти всё остальное:

• Банковский счёт для бизнеса. Почти каждый банк требует EIN, чтобы открыть счёт для LLC (общества с ограниченной ответственностью) или корпорации. Разделение деловых и личных денег не факультативно, если вы хотите, чтобы ваши книги, налоги и юридическая защита выдержали проверку.
• Наём. В момент, когда вы берёте кого-либо в штат, EIN становится обязательным.
• Лицензии и регистрации. Многие нью-йоркские заявки, включая регистрацию по налогу с продаж, запрашивают его.
• Оптовые счета. Поставщики и дистрибьюторы обычно хотят видеть EIN в своих записях, прежде чем продавать вам по оптовым ценам.
• Конфиденциальность. Если клиенты присылают вам форму W-9, EIN избавляет ваши документы от личного номера Social Security, который иначе рассылался бы по почте и хранился неизвестно где.
• Кредит и финансирование. Кредитное досье вашего бизнеса строится вокруг вашего EIN, и кредиторы будут запрашивать его в каждой заявке. Ваш личный кредит тоже по-прежнему важен: смотрите наш гид по восстановлению кредита и наш обзор финансирования малого бизнеса.

Как получить его правильно с первого раза

Подавайте заявку напрямую на irs.gov, через онлайн-ассистент IRS для получения EIN. Это бесплатно. Это важно, потому что первая страница результатов поиска часто заполнена сайтами-двойниками с официально звучащими названиями, которые берут от 100 до 300 долларов за заполнение той же бесплатной формы. Они не IRS. Если сайт просит кредитную карту для выдачи EIN, закройте вкладку.

Несколько вещей, которые стоит знать до начала:

• Сначала зарегистрируйте юридическое лицо. Если вы создаёте LLC или корпорацию, завершите регистрацию в штате до подачи заявки, чтобы EIN совпадал с точным юридическим именем, утверждённым Нью-Йорком. Наша статья о выборе между LLC и S-корпорацией разбирает это решение.
• Выберите ответственное лицо. Заявка запрашивает реального человека, который контролирует бизнес, вместе с его номером Social Security или ITIN (индивидуальным налоговым номером). Это не может быть другая компания.
• Один в день. IRS выдаёт один EIN на одно ответственное лицо в день. Если онлайн-инструмент выдаёт ошибку, не отправляйте заявку снова и снова: именно так люди получают дублирующие номера.
• Онлайн-инструмент работает по расписанию. Как ни странно, онлайн-ассистент открыт только в определённые часы по будням и не сохраняет прогресс. Садитесь с готовыми регистрационными документами и закончите за один присест.
• Сохраните письмо-подтверждение. При присвоении EIN IRS выдаёт письмо под названием CP 575. Банки постоянно его запрашивают, а IRS не выдаст именно это письмо повторно. Сохраните PDF в трёх местах.

Нет номера Social Security? EIN всё равно можно получить

Этот вопрос звучит в нашем офисе каждую неделю, и ответ удивляет людей: для получения EIN номер Social Security не нужен. Онлайн-инструмент требует SSN или ITIN, но сама форма SS-4 предусматривает путь для владельцев, у которых нет ни того, ни другого. Такие заявители подают по факсу или почте либо звонят на линию IRS для международных заявителей, следуя инструкциям формы для иностранных заявителей.

Это занимает больше времени, чем онлайн-путь, иногда несколько недель по почте, поэтому заложите это в свой график, если вы ждёте EIN для открытия банковского счёта. Но не позволяйте никому говорить вам, что отсутствие SSN означает отсутствие бизнеса. Это просто неправда.

Ошибки, которые мы видим постоянно

• Оплата посреднику. Об этом уже сказано выше, но по количеству случаев это проблема номер один.
• Два EIN на один бизнес. Обычно из-за повторной отправки после ошибки или из-за подачи «на всякий случай» до регистрации LLC и потом ещё раз после. Дубликаты сбивают с толку банки и IRS. Если это произошло, можно исправить письмом, но избежать этого гораздо проще.
• Несовпадение имён. Банк отклоняет счёт, потому что в письме IRS написано «BRIGHTON BAKERY LLC», а в регистрации штата «Brighton Bakery, LLC». Небольшие различия в пунктуации обычно решаются, но действительно другое имя остановит вас намертво. При подаче заявки указывайте имя точно так, как утвердил штат.
• Потеря CP 575 и паника. Получить это письмо снова нельзя, но вы можете позвонить на бизнес-линию IRS и запросить письмо-подтверждение, известное как 147C, которое банки принимают. Настройтесь на ожидание на линии.
• Отсутствие обновлений в IRS. Если ваш адрес или ответственное лицо меняются, IRS хочет об этом знать, как правило через форму 8822-B. Пропустите это, и почта IRS будет уходить на старый адрес, а почта IRS это никогда не то, чему стоит блуждать.

Когда нужен новый EIN, а когда нет

Общее правило: изменение того, чем бизнес является, обычно требует нового EIN, а косметическое изменение не требует.

• Новый EIN обычно нужен: индивидуальный предприниматель регистрирует корпорацию, партнёрство становится корпорацией или структура иным образом фундаментально меняется.
• Новый EIN не нужен: смена названия бизнеса, новый адрес, добавление DBA или выбор налогообложения S-корпорации существующим LLC или корпорацией. Выбор статуса S меняет то, как вас облагают налогом, а не то, кто вы, поэтому EIN остаётся.

Если сомневаетесь, спросите до подачи заявки. Ненужный второй EIN создаёт больше уборки, чем стоил бы вопрос.

Ещё одно замечание: ваш EIN это также номер, который вам понадобится для отчётности о владельцах и соблюдении требований, включая федеральный отчёт о бенефициарных владельцах, если он к вам применим. Мы разбираем его в статье BOIR простыми словами.

Эта статья содержит общую информацию, а не персональную налоговую или юридическую консультацию для вашей конкретной ситуации.

Если вы предпочитаете, чтобы кто-то занялся всей настройкой, это буквально то, что мы делаем. RamGrows Financial регистрирует компании за 350 долларов в Нью-Йорке, Нью-Джерси и Пенсильвании, EIN входит в процесс, и мы ежедневно ведём бухгалтерию и налог с продаж на семи языках. Позвоните по номеру (201) 253-7771 или зайдите к нам по адресу 509 Brighton Beach Ave, Suite 1, Brooklyn.