La guía del ITIN: declarar impuestos sin número de Seguro Social

Equipo de RamGrows Financial · 7 min de lectura

Cada año, millones de personas que no son elegibles para un número de Seguro Social declaran impuestos en Estados Unidos de todos modos. Lo hacen con un ITIN, un Número de Identificación Personal del Contribuyente. Si usted gana ingresos en Estados Unidos y no tiene SSN, esta guía le explica qué es un ITIN, por qué declarar suele ser la decisión correcta y cómo funciona en realidad la solicitud, incluyendo cómo solicitarlo sin tener que mandar su pasaporte por correo.

Qué es un ITIN, y qué no es

Un ITIN es un número de nueve dígitos que emite el IRS (la agencia federal de impuestos) para que las personas que no pueden obtener un número de Seguro Social puedan declarar impuestos y ser identificadas en el sistema tributario. Siempre empieza con 9, y en una declaración funciona igual que un SSN: va en la casilla de identificación, conecta sus pagos y reembolsos con usted, y construye un historial de declaraciones a su nombre.

Igual de importante es lo que un ITIN no es:

• No es un permiso de trabajo y no cambia su derecho a trabajar.
• No es un estatus migratorio y no lo hace documentado ni indocumentado.
• No es un número de beneficios. Existe para un solo propósito: la administración de impuestos.

El IRS creó el ITIN porque la ley fiscal de Estados Unidos aplica a los ingresos ganados aquí sin importar el estatus migratorio. El sistema tributario quiere su declaración de todas formas, y el ITIN es la puerta que construyó exactamente para eso.

¿Y por qué declarar?

La gente nos pregunta esto en voz baja, y merece una respuesta directa.

• Es la ley. Si su ingreso supera el umbral para declarar, usted está obligado a declarar, con o sin SSN.
• Puede que le deban dinero. Si le retuvieron impuestos de su pago, la única manera de recibir un reembolso es presentar una declaración. Hay personas que pasan años sin declarar sin darse cuenta de que estaban dejando su propio dinero en manos del gobierno.
• Un historial de declaraciones es un activo. Años de declaraciones presentadas crean un registro en papel de presencia, ingresos y cumplimiento fiscal. Los abogados de inmigración piden con frecuencia exactamente ese registro, y los prestamistas y los caseros también piden declaraciones de impuestos. Si eso ayuda en un caso migratorio en particular es una pregunta para un abogado de inmigración, pero usted no puede mostrar un historial que nunca construyó.
• Su familia puede beneficiarse. Según las reglas del año en curso, quienes declaran con ITIN pueden reclamar ciertos dependientes y créditos. Las reglas sobre los hijos tienen sus propios requisitos de identificación, que cubrimos en nuestra guía sobre los dependientes y el Crédito Tributario por Hijos.

Un límite honesto: el Crédito por Ingreso del Trabajo requiere un SSN válido, así que quienes declaran con ITIN no pueden reclamarlo. Otros créditos pueden seguir disponibles según las reglas del año, y esa es una razón más para que un preparador revise el panorama completo.

Cómo funciona el proceso del W-7

El ITIN se solicita con el Formulario W-7 (la solicitud oficial del ITIN). En esencia, la solicitud tiene tres partes: una razón, pruebas y una forma de presentarla.

1. Una razón para solicitar

En la mayoría de los casos, el W-7 debe ir adjunto a una declaración federal de impuestos real. No se obtiene primero el número para declarar después; la declaración y la solicitud viajan juntas, y el IRS emite el ITIN mientras procesa esa declaración. Hay excepciones limitadas para categorías especiales, pero para la mayoría de las familias la regla es simple: su primera solicitud de ITIN viaja junto con su primera declaración.

2. Prueba de identidad y de condición de extranjero

Debe probar quién es usted y que es ciudadano de otro país. Un pasaporte vigente es el único documento que prueba ambas cosas a la vez, y por eso es la pieza central de la mayoría de las solicitudes. Sin pasaporte, necesita una combinación específica de otros documentos, como una cédula de identidad nacional o, para un niño, un acta de nacimiento del registro civil. La combinación exacta importa, así que revísela con cuidado antes de presentar, porque las solicitudes incompletas se rechazan y le cuestan meses.

3. Una forma de presentarla

Hay tres rutas, y la diferencia entre ellas tiene que ver sobre todo con lo que pasa con sus documentos:

1. Enviar todo por correo al IRS, incluyendo su pasaporte original o una copia certificada por la agencia que lo emitió. El IRS sí devuelve los documentos, pero quedarse sin pasaporte durante semanas pone nerviosa, con razón, a mucha gente.
2. Acudir a un Centro de Asistencia al Contribuyente del IRS con cita, donde el personal puede verificar ciertos documentos originales en persona y devolvérselos en el momento.
3. Usar un Agente Tramitador Autorizado (Certifying Acceptance Agent), una persona o firma autorizada por el IRS para verificar documentos de identidad, certificar la solicitud y presentarla. Su pasaporte se revisa y se le devuelve en el momento, en lugar de viajar por el correo.

Tiempos, cónyuges e hijos

Cuente con que el IRS tarde de varias semanas a unos meses en emitir un ITIN, más durante la temporada alta, y el reembolso de la declaración adjunta espera hasta que el ITIN se emita. Incluya esa paciencia en sus planes.

Los cónyuges y dependientes que aparecen en la declaración generalmente necesitan su propio ITIN, cada uno con su propio W-7 y sus propios documentos. Los dependientes suelen necesitar prueba adicional de residencia en EE. UU., como registros escolares o médicos que muestren una dirección en el país. Reunir todo esto antes de su cita le ahorra un segundo viaje.

Renovaciones: las reglas cambian, así que verifique

Los ITIN no siempre son permanentes. El IRS ha tenido reglas bajo las cuales los ITIN vencen, por ejemplo después de varios años sin usarse en declaraciones, y los requisitos de renovación han cambiado más de una vez. En lugar de repetir una regla que puede estar desactualizada cuando usted lea esto, se lo decimos claro: si tiene un ITIN antiguo, pregunte a un preparador o consulte la guía vigente del IRS antes de la temporada de impuestos, porque declarar con un ITIN vencido puede retrasar su reembolso y sus créditos.

Situaciones comunes que vemos en Brooklyn

• Ingresos por aplicaciones y en efectivo. Muchas personas que declaran con ITIN trabajan por cuenta propia: conductores, personal de limpieza, contratistas, cuidadores a domicilio. El trabajo por cuenta propia tiene sus propias reglas fiscales y sus propias deducciones, y nuestra guía para conductores de Uber y Lyft en NYC cubre las ideas centrales.
• Años de declaraciones sin presentar. Algunas personas nunca declararon porque asumieron que no tener SSN significaba no poder declarar. El proceso del ITIN también cubre años anteriores, y el camino es más benévolo de lo que la mayoría teme; vea el camino de regreso después de años sin declarar.
• Familias de estatus mixto. Un cónyuge con SSN, otro con ITIN, hijos con uno u otro. Estas declaraciones son completamente normales, y las decisiones correctas al declarar dependen de detalles que vale la pena revisar con un preparador en lugar de adivinar.

Este artículo es información general, no asesoría fiscal ni migratoria personal para su situación específica.

RamGrows Financial maneja solicitudes de ITIN, cartas del IRS y declaraciones de años anteriores todos los días, en siete idiomas. Llame al (201) 253-7771 o visítenos en 509 Brighton Beach Ave, Suite 1, Brooklyn.