От коробки из-под обуви к системе: учет за 10 минут в неделю

Команда RamGrows Financial · 6 мин чтения

Каждый налоговый сезон прибывают коробки из-под обуви. Иногда это буквально обувная коробка с чеками. Иногда пластиковый пакет, бардачок или одиннадцать месяцев в духе "у меня все где-то в телефоне". Владельцу всегда немного неловко, а зря, честно говоря. Никто не открывает бизнес из любви к раскладыванию бумажек.

Но вот во что коробка обходится на самом деле. Выцветшие чеки, которые никто не может прочитать, и вычеты пропадают. Часы восстановления записей, оплаченные по счету в налоговый сезон. Наличные расходы, забытые полностью, то есть деньги, подаренные государству. И владелец бизнеса, который весь год не представляет, зарабатывает ли он вообще. Решение не в том, чтобы стать бухгалтером. Это один вечер настройки и десять минут в неделю. Правда.

Зачем это нужно: три человека, которые будут читать ваши записи

Вы. Чистые записи отвечают на вопросы, которые не дают владельцам спать. Март был хорошим или плохим? Могу ли я позволить себе нанять сотрудника? Оправдывает ли себя вторая точка? Без записей вы управляете бизнесом по ощущениям.

Ваш налоговый специалист. Каждая упорядоченная цифра - это цифра, которую ему не придется восстанавливать за ваш счет, а каждый задокументированный расход - вычет, который выдержит проверку. Чистый учет также делает возможным планирование в конце года, потому что планирование требует знать свои цифры до 31 декабря, а не после.

Кредитор. В день, когда вы захотите кредит или кредитную линию, банк попросит выписки и декларации, рассказывающие связную историю. Мы отдельно разобрали, на что смотрят кредиторы, но коротко так: бизнесы с чистыми записями получают деньги дешевле, а бизнесам с коробкой предлагают merchant cash advance (аванс под будущую выручку).

Настройка: один вечер, четыре шага

1. Откройте отдельный банковский счет для бизнеса

Это самый ценный шаг во всей этой статье. Когда деловые и личные деньги живут на одном счете, каждый расход превращается в тест на память. Та поездка в Costco была закупкой товара или продуктами домой? Никто не знает, и меньше всех вы сами, восемь месяцев спустя. Отдельный счет автоматически превращает банковскую выписку в черновик вашего учета. Если у вас LLC (общество с ограниченной ответственностью), разделение также поддерживает юридическую защиту, ради которой вы его создавали, о чем мы упоминаем в нашем гиде LLC или S corp. Добавьте бизнес-карту, дебетовую или кредитную, и проводите каждую деловую покупку через нее.

2. Выберите одно место для чеков

Правило: одно место, любое место. Бесплатное приложение для сканирования, отдельный фотоальбом в телефоне, общая папка. В момент оплаты сфотографируйте чек. Десять секунд, готово, и уже неважно, что термобумага выцветает добела к июлю. Бумажные чеки, которые нужно хранить, могут лежать в одном подписанном конверте на каждый месяц, не потому что конверты волшебные, а потому что "одно место" лучше, чем "где-то".

3. Выберите свой журнал учета и пусть он будет скучным

Для начала достаточно таблицы с пятью столбцами: дата, кому вы заплатили или кто заплатил вам, сумма, категория, примечание. Настоящая бухгалтерская программа оправдана, когда растут объемы или появляется зарплатный учет, и если она подключается к вашему банку, половину ввода она сделает за вас. Но система - это не инструмент. Система - это привычка. Простая таблица, обновляемая еженедельно, лучше дорогой программы, открываемой дважды в год.

4. Заведите небольшой набор категорий

Десяти-двенадцати вполне хватит: продажи, материалы, товар, аренда, коммунальные услуги, страховка, реклама, транспорт, питание, профессиональные услуги, оборудование, все остальное. Повторите категории вашей налоговой декларации, и налоговый сезон станет в основном копированием. Сопротивляйтесь желанию создать сорок категорий. Точность, которую вы не будете поддерживать, - это просто будущее чувство вины.

Десятиминутный еженедельный ритуал

Выберите фиксированное время. Кофе в понедельник утром, пятница после закрытия, неважно что, важно, что оно повторяется. Затем:

1. Минуты первая и вторая: сфотографируйте бумажные чеки, разбросанные по кошельку, карманам и машине.
2. Минуты с третьей по шестую: откройте бизнес-счет, пройдитесь по операциям недели и присвойте каждой категорию. С одним отдельным счетом это быстро, потому что все в нем по определению относится к бизнесу.
3. Минуты седьмая и восьмая: запишите все, чего банк не видит: продажи за наличные, наличные расходы, чаевые, километраж той поездки за материалами. Наличные не оставляют следа, если вы не оставите его сами.
4. Минуты девятая и десятая: взгляните на итоговые суммы. Деньги пришли, деньги ушли, что-нибудь странное. Это момент, когда вы ловите двойное списание, подписку, которую забыли отменить, счет, который никто не оплатил.

Последний пункт втайне и есть главный. Налоговые выгоды реальны, но именно еженедельный взгляд на цифры превращает владельца в того, кто действительно управляет.

Месячное закрытие: двадцать минут, один раз

В конце каждого месяца делайте проход чуть глубже. Проверьте, что итог журнала совпадает с банковской выпиской. Напомните о неоплаченных счетах, пока им один месяц, а не пять. Подведите итог месяца и сравните с предыдущим. Если вы платите авансовые налоги, посмотрите, не идет ли год жарче, чем вы планировали; сильный год, обнаруженный в октябре, - это план, сильный год, обнаруженный в апреле, - это штраф.

Что хранить и как долго

Храните документы, стоящие за всем в вашей налоговой декларации: чеки, банковские и карточные выписки, счета, журналы километража, зарплатные документы, если есть сотрудники. Общее правило: держите налоговые документы минимум три года после подачи, это обычное окно проверки IRS (налоговой службы США), и дольше для всего, что связано с недвижимостью, оборудованием или сотрудниками. Хранение стоит дешево, а цифровые копии, как правило, принимаются, так что если сомневаетесь, храните. Если вы читаете это, имея за спиной несколько неподанных лет, документы - это ровно то, по чему вы выберетесь, и мы написали гид для этого.

Чем не стоит заниматься

Перфекционизмом, в основном. Вы потеряете какой-нибудь чек. Вы пропустите неделю в августе. Система это переживет; просто сделайте следующую неделю. Пропустите план счетов на сорок категорий, программу с модулями, которые вы никогда не откроете, и план "вернуться и разобрать все с января" перед стартом. Начните с сегодняшнего дня. Эра обувной коробки заканчивается не героическими выходными сортировки, а десятью негероическими минутами, в следующий понедельник, за кофе.

Эта статья содержит общую информацию, а не персональную налоговую или бухгалтерскую консультацию по вашей ситуации.

Если вы хотите помощь с настройкой или профессионала, которому можно передать все целиком, RamGrows Financial ежедневно занимается налогами, планированием, подготовкой к финансированию и исправлением кредитной истории, на семи языках. Звоните (201) 253-7771 или приходите по адресу 509 Brighton Beach Ave, Suite 1, Brooklyn. Коробки из-под обуви принимаются, в последний раз.